Documentación que deberán presentar empresas al momento de una inspección del IVSS

Todas las empresas públicas y privadas están sujetas a fiscalización por parte del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, quien recientemente publicó en su portal web la siguiente noticia:

Para mejorar procesos de fiscalización: IVSS capacita a trabajadores. Con miras a optimizar los servicios de Fiscalización, el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales inició este lunes una programación de Cursos de Inducción dirigido a trabajadores de las Oficinas Administrativas  de los estados Táchira, Miranda, Aragua,  Anzoátegui  y Zulia. El director General de Fiscalización, Coronel  Jesús Eduardo Tovar, dijo que la idea de esta preparación  que tendrá una duración de tres semanas, es reforzar temas como el Proceso de Fiscalización; Pérdida Involuntaria del Empleo; Proceso de Afiliación de Empresas y Trabajadores ; Proceso de Recaudación y Cobranza , entre otros. Precisó  que todos  deben manejar la premisa primordial de nuestra Seguridad Social  como lo es velar por el cumplimiento de las Obligaciones Formales y Materiales en los Organismos, Entes y Empresas de la Administración Pública  y las Empresas Privadas, lo cual coadyuva  en el incremento de la Recaudación y el logro de las metas planteadas. Destacó que estos 4 estados forman parte del Plan Piloto II correspondiente a las Oficinas Administrativas San Cristóbal, Macaracuay,  Maracay, Puerto La Cruz y Maracaibo, otorgando capacidad  fiscalizadora a las mismas apegados al cumplimiento de los principios y normas de la Seguridad Social  y que llegue a todos los igual manera.

Ahora, que debemos tener en cuenta ante una fiscalización por parte de un funcionario autorizado por IVSS. la base legal la encontramos en en la Gaceta Oficial N° 39.788 de fecha 28 de octubre de 2011, la Providencia Nº 003, publicada por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS) mediante la cual se dispone la exhibición y presentación de documentación ante este Instituto por las empresas privadas, sociedades, asociaciones, fundaciones, corporaciones, establecimientos, explotaciones, organismos, entes, empresas del Estado y demás entidades jurídicas o económicas donde presten servicios personas sujetas a la obligación del Seguro Social. 

Documentación a presentar:

a) La Forma 14-01 (CÉDULA DEL PATRONO O EMPRESA) o Registro en el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA", debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa.

b) La Forma 14-02 (REGISTRO DE ASEGURADO) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Registro de Trabajador emitido por el Sistema de Gestión y Auto liquidación de Empresas "TI UNA": del personal sujeta a su servicio.

c) Presentar las Forma 14-03 (PARTICIPACIÓN DE RETIRO DEL TRABAJADOR) debidamente recibida y sellada por la respectiva Oficina Administrativa o Constancia de Egreso de Trabajador emitido por et Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA".

d) La Forma 14-133 (CONVENIMIENTO DE PAGOS) o Constancia emitido por el Sistema de Gestión y Autoliquidación de Empresas "TIUNA", en caso de que lo hubiere,

e) Las tres (03) últimas Órdenes de Pago emitidas por el I.V.S.S., junto a los respectivos depósitos bancarios por medio de los cuales fueron pagadas.

f) La Nómina de trabajadores que contenga la siguiente información: nombres y apellidos, número de cédula de identidad, cargo, salario que devenga (diario, semanal, y mensual), fecha de ingreso, de cada uno de sus trabajadores y trabajadoras, (correspondiente a los tres (3) últimos años)

d) Declaración Trimestral de Trabajadores ante el Ministerio del Poder Público Para el Trabajo y la Seguridad Social (ahora Ministerio del Poder Popular para el Proceso Social del Trabajo) de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.

h) Copia de la Declaración de Impuesto sobre la Renta, de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales.

i) Acta Constitutiva, más últimas Actas de Asamblea de Modificaciones Estatutarias.

j) Registro Patronal de Asegurados, debe contener la siguiente información, referente a cada asegurado:

1. Nombres, apellidos y dirección;
2. Número de registro en el Seguro Social:
3. Fecha de ingreso a la empresa o establecimiento;
4. Salario diario, semanal o mensual;
5. Ocupación:
6. Cotización semanal del trabajador,
7. Fecha de retiro.
8. Cualquier otro dato que estime de interés el Instituto

El patrono está obligado a conservar durante cinco (5) años el registro a que se refiere el artículo anterior.

 En aquellos casos donde los empleadores y empleadoras mantengan instalaciones fuera de la jurisdicción de la casa matriz, éstas deberán conservar copias fotostáticas de la documentación a la cual se contrae el señalado instrumento.

a).- Estados Financieros de los tres (3) últimos Ejercicios Fiscales y Libros Contables.

b).-Cualquier documento público o privado en el cual conste el cese de actividades, (si fuere el caso).

c).- Copia de recibos de pago de los trabajadores y trabajadoras sujetos a su servicio.

d).- Copia del último Recibo de Pago de un servicio básico.

e).- Contrato de arrendamiento del inmueble donde realiza sus actividades (si fuera el caso).

f).- Copia de la Cédula de Identidad del empleador, representante legal o apoderado,

Quienes incumplan las obligaciones dispuestas en la Providencia, serán objeto sanciones conforme a lo establecido en los artículos 86 al 89 de la Ley del Seguro Social, las cuales consisten en MULTAS que oscilan entre las 25 y 100 UNIDADES TRIBUTARIAS.